Registro de solicitudes de contrato o compras

A través de las proyecciones de adquisiciones del presupuesto, los líderes de proyecto pueden registrar solicitudes de contratos o compras asociadas al proyecto.

¿Cómo realizar el registro?

Ingrese al presupuesto del proyecto y seleccione el paso 2. Gestión de presupuesto del proyecto

• Pulse el botón Editar para ingresar al presupuesto y realizar el registro de la solicitud de contrato o compra.

Una vez se encuentre en la interfaz del presupuesto, desplácese hasta la parte inferior de la ventana y expanda el acordeón Presupuesto (calculado desde los rubros hasta la proyección de adquisiciones).

A continuación, seleccione la pestaña 2. Proyección de adquisiciones.

Importante: Para registrar una solicitud de contrato o compra, primero debe existir al menos una proyección de adquisición asociada al rubro para el cual se realizará la solicitud.

• En el rubro correspondiente, despliegue el menú Más acciones
  • Seleccione la opción Formular solicitud de contrato o compra

Complete la información solicitada en el formulario para registrar la solicitud de contrato o compra.

Una vez haya guardado la información de la solicitud, el sistema habilitará un acordeón desplegable Datos generales con diferentes pestañas para gestionar la información relacionada con la solicitud de contrato o compra.

Documentos de la solicitud de contrato o compra

Seleccione la pestaña Documentos de la solicitud de contrato o compra.

El sistema mostrará una tabla con el listado de los soportes documentales requeridos para el tipo de solicitud de contrato o compra seleccionado durante el registro.

Para cargar cada soporte, pulse el ícono Editar ubicado en la primera columna del registro correspondiente y adjunte el archivo solicitado.

Una vez cargue los soportes requeridos, la tabla se actualizará indicando, mediante un ícono de verificación (✔) en color verde, que el documento fue vinculado correctamente a la solicitud de contrato o compra.

Integrantes de la solicitud de contrato

Seleccione la pestaña Integrantes de la sol. de contrato o compra

• Pulse el botón Nuevo para registrar cada uno de los integrantes asociados a la solicitud de contrato o compra. 

Complete la información solicitada en el formulario para registrar el integrante de la solicitud de contrato o compra.

La tabla se actualizará mostrando el listado de los integrantes registrados, con las opciones para editar o eliminar cada registro.

Estados de las sol. de contrato o compra

Seleccione la pestaña Estados de la sol de contrato o compra

Tenga en cuenta que solo podrá cambiar el estado de la solicitud cuando esta cumpla con el número mínimo de integrantes y tenga registrados todos los soportes documentales requeridos.

Si la solicitud aún no cumple con estos requisitos, el sistema mostrará una ventana con el detalle de la información pendiente por registrar antes de permitir el cambio de estado.

Despliegue el menú Más acciones para realizar el cambio de estado 

• Seleccione la opción Ver o registrar estados del contrato

Siga los siguientes pasos para hacer le cambio de estado de su solicitud. 

1. Pulse sobre el botón Nuevo estado.

2. Despliegue el primer campo Nuevo estado y seleccione el que corresponda. Este es un campo desplegable cuyas opciones disponibles dependen de la configuración definida por cada institución. 

Nota: Si requiere subir un soporte documental, ingrese por el botón nuevo antes de guardar el registro. 

Obligaciones de la sol. de contrato o compra

Seleccione la pestaña Obligaciones de la solicitud de contrato o compra.

• Pulse el botón Nuevo para registrar una obligación asociada a la solicitud de contrato o compra.

Complete la información solicitada en el nuevo recuadro.

Certificado de disponibilidad Presupuestal CDP

Seleccione la pestaña Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP

La tabla mostrará el soporte correspondiente al Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), siempre que este haya sido configurado y asociado al tipo de solicitud de contrato o compra seleccionado. 

La tabla permite descargar el soporte y previsualizar su contenido.