Frequently Asked Question
Gestión y Monitoreo de Solicitudes de Contratos o compras
En el presente manual encontrará las instrucciones para gestionar, controlar y monitorear las solicitudes de contratos o compras registradas en la Solución SIGIIP. A través de las diferentes opciones disponibles, podrá consultar la información de las solicitudes, validar los soportes documentales y realizar otras acciones correspondientes.
Acceso a la gestión de solicitudes
Despliegue el menú Gestión de investigaciones y seleccione la opción Gestionar solicitudes de contratos o compras por sede.
El sistema mostrará el listado de las solicitudes de contratos o compras registradas
Menú Mas acciones
Para acceder a las opciones disponibles de una solicitud, despliegue el menú Más acciones, ubicado en la primera columna de la tabla.
*1 Ver soportes documentales
Permite consultar los documentos asociados a la solicitud de contrato o compra.
Desde esta opción podrá:
- Visualizar los soportes documentales.
- Descargar los archivos adjuntos.
- Validar los documentos registrados.
Al desplazarse hacia la derecha de la tabla, encontrará la información general de cada soporte y la columna Estado de validación, donde podrá consultar el resultado de la validación realizada.
*2 Ver obligaciones de la solicitud de contrato o compra
Esta opción permite consultar las obligaciones asociadas a la solicitud de contrato o compra, incluyendo el detalle de cada obligación y sus entregables.
Para visualizar la información completa de una obligación y los entregables, ubique el puntero del cursor sobre la fila correspondiente.
*3 Ver y gestionar Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Esta opción permite consultar y cargar los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que podrán ser consultados también por el usuario que registre las solicitudes de contrato.
- Para asociar un nuevo certificado, haga clic en el botón Asociar nuevo.
Complete la información en el formulario, asocie el certificado pulsando sobre el botón Asociar soporte y finalmente guarde el registro.
En la tabla principal podrá descargar el soporte o tener una previsualización.
4. Registrar código de la solicitud de contrato
Esta acción permite asignar un código que la universidad o unidad responsable le da a las solicitudes de contrato o compra.
Cuando asocie el código, podrá visualizar el número en la columnaCódigo en sistema institucional
5. Modificar responsable de la solicitud de contrato o compra
Esta acción permite cambiar el responsable de una solicitud de contrato o compra. Al asignar un nuevo responsable, esta persona podrá acceder a la interfaz de la solicitud para realizar las actividades de gestión, control y seguimiento correspondientes.
Tenga en cuenta: antes de realizar esta acción, la persona que será asignada como responsable debe estar previamente registrada como responsable de la gestión de solicitudes de contratos por sede.
Para realizar el cambio, ingrese el número de documento en el campo Nuevo propietario, espere la validación del sistema y seleccione la persona correspondiente.
6 Gestionar estados de la solicitud de contrato o compra
Esta acción permite cambiar el estado o la fase de las solicitudes de contrato o compra, de acuerdo con el flujo de gestión definido.
Tenga en cuenta que algunos estados pueden estar configurados con restricciones de edición. En estos casos, el usuario que generó la solicitud no podrá modificar determinada información mientras la solicitud se encuentre en ese estado.
Si el cambio de estado requiere adjuntar un soporte documental, el formulario dispone de una opción para cargar el archivo correspondiente.
7 Avalar o rechazar solicitud de contrato
A través de esta opción podrá registrar el aval o rechazo de una solicitud de contrato o compra.