Contenido

1. Creación de planes
2. Cargar soportes documentales del plan
3. Estados asociados al plan
4. Registrar las oportunidades de mejora del plan
5. Asociación de Indicadores a la oportunidad mejora
6. Crear actividades al plan
7. Asignar otros responsables de las actividades con porcentaje de responsabilidad
8. Registro de avances de actividades del plan desde el Perfil de usuario
9. Confirman los soportes de las actividades cargados por los responsables
10. Subir soportes de respaldo a los indicadores asociados a la oportunidad de mejora

1. Creación de planes estratégicos, operativos o de mejora

Ingrese por el menú Personas/Unidades académicas o administrativas

Al ingresar por el menú anterior, el sistema habilitará una tabla con el listado de las Unidades Académicas, para acceder a una Unidad pulse el ícono de editar ubicado en la primera columna.

Al ingresar a la Unidad Académica, se desplegará una ventana denominada Editar Unidad Académica o Administrativa, en la cual encontrará toda la información registrada de la unidad, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Diríjase a la parte inferior y seleccione el menú desplegable Gestión de niveles de desempeño, autoevaluaciones, planes y otros procesos de la unidad académica o administrativa

Seleccione la pestaña Gestionar los planes de la unidad, al ingresar, el sistema mostrará una tabla con el listado de los planes estratégicos previamente creados.

• Para crear un nuevo plan seleccione el botón Nuevo.

Luego, ingrese la información solicitada en la ventana Crear el plan estratégico, operativo o de mejora.

• El campo Tipo de plan encontrará los tipos de planes configurados por cada universidad, para este ejemplo seleccionamos el tipo de plan Plan de mejora por Oportunidades
• Para finalizar, haga clic en el botón "Guardar".

Una vez guardada la información básica del plan estratégico en el paso anterior, el sistema habilitará automáticamente nuevos campos, entre otros, como:

• Descripción general del plan: registro opcional
• Descripción general del costo del plan: registro opcional
• Tres menús desplegables (acordeones): Datos generales del plan,Definición de objetivos, estrategias, indicadores y otras del plan y Seguimiento al desarrollo del plan

Nota: La visualización de los campos, menús y pestañas depende de la configuración interna definida para el tipo de plan que se desea crear.

2. Cargar soportes documentales del Plan

En el acordeón Datos generales del plan encontrará diferentes pestañas, cuya disponibilidad puede variar según la configuración definida por cada Institución.

Documentos de soporte

En esta pestaña podrá cargar los documentos correspondientes a los procesos desarrollados dentro del plan estratégico de la unidad académica.

• Para subir los soportes documentales, ingrese a la pestaña Documentos de soporte.

Al acceder a la pestaña Documentos de soporte, se desplegará un recuadro para seleccionar y subir el archivo .

• La fecha de expedición hace referencia a la fecha del documento.
• El Tipo de soporte documental, corresponde a los parámetros establecidos por la universidad.
• Para finalizar pulse el botón Asociar Soporte.

3. Estados asociados al plan

En esta sección se muestran los estados o fases por los cuales puede transitar un plan estratégico durante su proceso de ejecución.

• Para relacionar un nuevo estado, ingrese a la pestaña Estados asociados al plan.

• Ingrese al menúMas acciones y seleccione Ver o registrar estados del plan estratégico

Seleccione el botón Nuevo estado

• Asocie el nuevo estado. Recuerde que la lista de opciones depende de las configuraciones definidas por cada institución.
  • Una vez complete el formulario, guarde el registro

4. Registrar las Oportunidades de Mejora del Plan

• Ingrese por el acordeón Definición de objetivos, estrategias, indicadores y otras del plan, seleccione la pestaña Oportunidades de mejora del plan y seleccione el botónnuevo.

• En el nuevo recuadro, registre la información solicitada:

• Nombre de la oportunidad de mejora: Asigne un nombre que identifique claramente la oportunidad.

• Fuente de la oportunidad de mejora: Ingrese el lugar, proceso o actividad donde se identificó.
• Pilar/Eje/Línea/Ruta estratégica del plan de desarrollo al que apunta: El listado disponible depende de las configuraciones definidas previamente por la Dirección de Calidad.
• Perspectiva / Factor / Eje de trabajo / Reto asociado: Campo opcional. La información del listado corresponde a las configuraciones previas de la Dirección de Calidad y puede variar según el tipo de plan.
• Característica de la perspectiva / factor / eje de trabajo / reto asociado: Despliegue el menú y seleccione.
• Ponderación de la oportunidad: Seleccione el porcentaje
• Asociar soporte documental: Campo opcional.

5. Asociación de Indicadores a la oportunidad mejora

Una vez haya creado la oportunidad de mejora, el sistema retorna a la ventana principal.

• Seleccione el menú Más acciones/ Asociar indicadores a la oportunidad de mejora.

• Seleccione el botón Nuevo indicador

• Registre la información solicitada en el formulario Crear nuevo indicador asociado a la oportunidad de mejora.
• Guarde el registro

Nota: El campo Fórmula para el cálculo del indicador es únicamente informativo. El sistema no realiza cálculos automáticos del cumplimiento del indicador, ya que los datos necesarios para medir dicho cumplimiento provienen de fuentes que no siempre se encuentran integradas al sistema.

6. Crear actividades del plan

Pulse sobre el desplegable (acordeón)Seguimiento al desarrollo del plan

Seleccione la pestaña Actividades o acciones del plan y pulse sobre el botón Nuevo.

• En el recuadro Crear actividad o acción del plan, diligencie la información correspondiente a la actividad, tenga en cuenta:
  • Los campos marcados con asterisco (*) son de carácter obligatorio.
  • El formulario permite asignar un responsable o varios según la configuración que tenga el Tipo de plan.
    • Unidad académica: Seleccione la(s) unidad(es) académica(s) responsable(s)

Una vez registradas los actividades, estas serán visibles en la tabla principal, como se muestra en la siguiente imagen.

7. Asignar otros responsables de las actividades con porcentaje de responsabilidad

En este apartado, y de acuerdo con la configuración definida para el tipo de plan seleccionado durante su creación, podrá asociar responsables a cada una de las actividades, asignando un porcentaje de responsabilidad a cada uno.

De esta manera, cada persona, desde su perfil de usuario, podrá cargar los soportes documentales como evidencia del avance o desarrollo de la actividad.

Ingrese por el menú Más acciones y pulse sobre el menú Asociar otros responsables y/o porcentaje de responsabilidad de las actividades

Nota: esta opción solo está disponible según la configuración que tiene el Tipo de plan

Complete la información seleccionando la persona, el porcentaje de responsabilidad y pulse sobre el botónAsociar responsable.

En la tabla podrá observar las personas asignadas

8. Registro de avances de actividades del plan desde el Perfil de usuario

Cada una de las personas asociadas como responsables del desarrollo de las actividades podrá, desde su perfil de usuario, cargar las evidencias correspondientes.

Para ello, deben ingresar a SIGIIP con sus credenciales y dirigirse al menú Perfil de usuario / Actividades en proyectos, planes y otras asignaciones. Allí podrán visualizar el listado de los Planes de trabajo.

• Despliegue la flecha ubicada al inicio de cada uno de los planes

¿Cómo se suben los soportes?

• Ingrese por el menú Más acciones de la actividad correspondiente del plan y seleccione el menú Avances de la actividad

• En el formulario Avances de la actividad o acción del plan, desplácese hacia la parte inferior y seleccione el botón Avance según % de responsabilidad.

• En el recuadro, ingrese la información solicitada y suba el documento de soporte haciendo clic en el botón Nuevo.
  • Luego, guarde el registro por el botón Registrar avance.

• Una vez se confirme el avance reportado desde la gestión del plan de trabajo, se visualizará una marca en color verde que indica que el avance ha sido confirmado y que se encuentra pendiente de aval o rechazo.

¿Cómo se confirman los soportes de las actividades cargados por los responsables?

9. ¿Cómo se confirman los soportes de las actividades cargados por los responsables?

Ingrese al acordeón Seguimiento al desarrollo del plan, ubique la actividad que desea revisar y despliegue el menú Más acciones. Luego, seleccione la opción Ver avances de la actividad o acción del plan.

En el nuevo recuadro, despliegue el menú Mas acciones y seleccione Aprobar confirmar avance

El sistema muestra un mensaje de confirmación

10. Subir soportes documentales a los indicadores

• Ingrese a la pestaña Seguimiento de indicadores donde se desplegará una tabla con el nombre de los indicadores que fueron asociados a las oportunidades de mejora previamente creados.

Despliegue el menú Mas acciones del indicador correspondiente y seleccione la opción Reportar seguimientos al indicador.

• Ingrese por el botón Nuevo avance

• Ingrese los datos solicitados en el formularioCrear seguimiento al indicador y si lo requiere, adjunte un soporte documental como evidencia.
• Por último guarde el registro