Estados del Plan 

Los estados de un plan corresponden a las etapas que conforman el ciclo de vida de un Plan de Mejoramiento.En SIGIIP, los estados pueden ser creados y, para cada uno de ellos, es posible parametrizar un flujo de fases que define las transiciones por las que puede avanzar un plan dentro del sistema. Este flujo puede configurarse de manera lineal o circular, según la lógica de gestión definida por la institución.

Cada estado configurado permite, adicionalmente, establecer restricciones sobre la edición del contenido del plan. Esto implica que, dependiendo del estado en el que se encuentre, la interfaz podrá habilitar o limitar determinadas acciones o campos para garantizar la correcta administración y trazabilidad del proceso.

¿Cómo crear los estados de un plan?

Para configurar los estados de un Plan de Mejoramiento en SIGIIP, siga la siguiente ruta:

Ingrese por el menú Admin/Gestión de menús/Componentes

Desde esta sección podrá acceder a la parametrización del flujo de fases, crear nuevos estados, definir su orden (lineal o circular) y establecer las restricciones de edición asociadas a cada uno.

Al ingresar por el menú anterior, diríjase a la tabla Componentes y seleccione la opción Scorecards.

En la nueva ventana, seleccione el menú Flujo de estados del componente

Luego, para crear los estados, seleccione el botón Nuevo.

En el recuadro Creación de estados del componente, ingrese el nombre que tendrá el estado y una breve descripción.

Si el estado que está creando corresponde al estado inicial del flujo, marque la casilla de verificación ¿Es inicial?

Finalmente, haga clic enCrear.

Una vez creado el estado, podrá visualizar el registro en la tabla principal, donde se habilitan las opciones de edición y eliminación.

• Para crear otros estados, repita el mismo procedimiento.

¿Cómo realizar el relacionamiento de los estados para generar un flujo?

Despliegue el menú Más acciones, ubicado en la tercera columna de cada uno de los estados creados.

• Seleccione el menú Relacionar estado

En el recuadro Estados siguientes, encontrará el listado de los estados previamente creados.

Marque la casilla correspondiente al estado con el cual se establecerá el relacionamiento.
Por ejemplo, el estado Diseño del Plan se relaciona con Ejecución del Plan.

Una vez seleccionados los estados correspondientes, haga clic en Aceptar.

• Para completar el flujo, repita este procedimiento con cada uno de los estados creados.

¿Cómo configurar las restricciones sobre la edición del contenido del plan?

Despliegue el menú Más acciones, ubicado en la tercera columna de cada uno de los estados creados.

• Seleccione el menú Restringir niveles fichas

En  la ventana Restringir estado del componente, podrá establecer las restricciones de edición sobre el contenido del plan.

En la columna Nivel ficha, encontrará el listado de los diferentes elementos que conforman la interfaz de los planes.

Las columnas Editar anteriores y Editar nuevos contienen las casillas de verificación que permiten definir cuáles elementos estarán restringidos y cuáles permitirán la edición de la información del plan.

Nota: Editar anteriores y Editar nuevos hacen referencia a los registros del plan según la fecha en la que se haya realizado el cambio de estado del plan.

¿Cómo cambiar de estado un plan?

En este apartado se explica el procedimiento para cambiar el estado de un Plan de Mejoramiento.

Nota: Esta acción puede ser realizada por la persona responsable del plan o, según la configuración, puede restringirse para que únicamente los gestores de calidad tengan permiso para cambiar el estado de los planes.

• Ingrese al menú Aseguramiento de la calidad y autorregulación / Gestionar el aseguramiento de la calidad y autorregulación

• Busque el nombre de la unidad que requiere modificar.
• Despliegue el menú Más acciones de la unidad correspondiente, ubicado en la primera columna de cada una de las unidades.
  • Seleccione el menú Planes vinculados a la unidad

Al ingresar por el menú anterior, se encotrará con el lisado de planes vinculados a la Unidad. 

• Despliegue el menú Más acciones del plan correspondiente, ubicado en la primera columna de cada uno de los planes registrados en la unidad seleccionada.
  • Seleccione el menú Estados del plan

Se desplegará una ventana con el historial de los diferentes estados que han sido asignados al plan.

• Seleccione el botón Nuevo estado para agregar un nuevo registro.
  
• Complete los campos con la información solicitada en la venta Asociar nuevo estado
  • Podrá subir un soporte documental en caso de ser requerido

Cuando guarde el registro, podrá visualizar el nuevo estado en la tabla principal. Si subió un soporte, este podrá visualizarse o descargarse.

• En el menú Mas Acciones, podrá eliminar los estados registrados