[Nueva funcionalidad–octubre 2025]

Archivo CSV

Consideraciones previas

Este manual describe, paso a paso, el procedimiento para generar un archivo en formato CSV. El ejemplo que se presenta corresponde a la carga de integrantes de semilleros; sin embargo, el mismo procedimiento aplica para cualquier otro archivo en formato CSV que se requiera para realizar una carga masiva dentro del módulo de semilleros.

Tabla de contenido

1. Cómo diligenciar el archivo CSV
2.Guardar el archivo CSV en LibreOffice
3.Guardar el archivo CSV en Google Sheets
 3.1 Cambiar el separador a punto y coma ( ; )

1. Cómo diligenciar el archivo

Al iniciar el proceso de carga masiva, el sistema le mostrará la opción Descargar plantilla CSV de referencia.

• Haga clic en este botón para obtener el archivo base con los encabezados requeridos
  

Es importante utilizar esta plantilla, ya que contiene la estructura exacta que el sistema necesita para procesar correctamente la información.

• Una vez descargada la plantilla, seleccione la segunda hoja del archivo, en la cual encontrará las instrucciones que debe tener en cuenta para el registro de los datos.

• De acuerdo con las instrucciones contenidas en el archivo, diligencie en cada celda la información solicitada.
  • Respete los encabezados definidos en la plantilla. No modifique, elimine ni cambie el orden de las columnas
  • Las columnas FechaFin y NivelDocente  No son datos obligatorios obligatorios

(Para validar los nombres de los roles de participación, nivel/escalafón y unidad académica, ingrese al módulo Semillero > Integrantes).

Imagen de referencia:

• Ejemplo de archivo diligenciado

Importante:

• No deje columnas obligatorias vacías.
• Evite el uso de caracteres especiales o espacios adicionales.
• Guarde el archivo en formato CSV (delimitado por punto y coma (;)) una vez complete todos los registros. 

2. Guardar el archivo CSV en LibreOffice

Una vez haya diligenciado toda la información: 

1. Ingrese el nombre que desee asignar al archivo.
2. En el campo Tipo, seleccione la opción Texto CSV.
3. Verifique que la extensión del archivo sea .csv antes de cerrarlo.

4. Si al guardar el archivo aparece el mensaje “Formato de archivo no estándar”, haga clic en Usar formato Texto CSV para confirmar el guardado

En la ventana emergente, cerciórese de que el separador sea punto y coma ( ; ) antes de confirmar el guardado y que en el campo Conjunto de caracteres sea Unicode (UTF-8)

3. Guardar el archivo CSV en Google Sheets

Una vez haya diligenciado toda la información en la plantilla desde Google Sheets, siga estos pasos para guardar correctamente el archivo:

1. En la barra superior, haga clic en Archivo.

2. Seleccione la opción Descargar.

3. En el menú desplegable, elija Valores separados por comas (.csv)

El archivo se descargará automáticamente en su equipo con la extensión .csv. Si es necesario, cambie el separador a punto y coma antes de usar el archivo para la carga masiva.

3.1 Cambiar el separador a punto y coma ( ; )

Si al abrir el archivo CSV observa que los datos están separados por comas ( , ) en lugar de punto y coma ( ; ), siga los siguientes pasos para realizar el ajuste:

1. Ubique el archivo CSV en su equipo.
   
   

2. Abra el archivo con el Bloc de notas.

• Haga clic derecho sobre el archivo.

• Seleccione la opción Abrir con → Bloc de notas.
  
  

3. El archivo se abrirá mostrando el contenido en texto plano.

Reemplace el separador.

En la barra superior, haz clic en Editar → Reemplazar... (si no ves el menú pulsa Alt para mostrar la barra).

Cerciórese de que en el primer campo esté la coma y en el segundo el punto y coma. Haga clic en Reemplazar todo.

Guarde los cambios.

• En la barra superior, seleccione Archivo → Guardar.

[Fin de lo nuevo-octubre 2025]