Frequently Asked Question
Plan estratégico, operativo o de mejora
En SIGIIP puedes registrar los planes estratégicos, operativos o de mejora en Unidades Académicas o Administrativas. Esto permite alinear los objetivos institucionales, dar seguimiento al desempeño y garantizar el cumplimiento de la misión y visión, facilitando una gestión más eficiente y orientada a resultados.
Contenido
1.Crear el plan
Ingrese a las Unidades Académicas por el menú Personas y unidades, seleccione la opción Unidades Académicas o administrativas.
Al ingresar por el menú anterior, el sistema habilitará una tabla con el listado de las Unidades Académicas, para acceder a una Unidad pulse el ícono de editar ubicado en la primera columna.
Al ingresar a la Unidad Académica, se desplegará una ventana denominada Editar Unidad Académica o Administrativa, en la cual encontrará toda la información registrada de la unidad, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Diríjase a la parte inferior y seleccione el menú desplegable Plan estratégico, Operativo o de Mejora.
Seleccione la pestaña Planes estratégicos operativos o de mejora, al ingresar, el sistema mostrará una tabla con el listado de los planes estratégicos previamente creados.
- Para crear un nuevo plan seleccione el botón Nuevo.
Luego, ingrese la información solicitada en la ventana Crear el plan estratégico, operativo o de mejora.
- Para finalizar, haga clic en el botón "Guardar".
Una vez guardada la información general del plan estratégico en el paso anterior, el sistema habilitará automáticamente tres menús desplegables (acordeones) para continuar con el registro de la información, tal como se ve en la siguiente imagen.
2.Datos generales del plan estratégico
A través de este desplegable (acordeón) podrá subir los documentos de soporte del plan.
Al acceder a la pestaña Documentos de soporte, se desplegará un recuadro para seleccionar y subir el archivo .
- La fecha de expedición hace referencia a la fecha del documento.
- El Tipo de soporte documental, corresponde a los parámetros establecidos por la universidad.
- Para finalizar pulse el botón Asociar Soporte.
3.Definición de objetivos, estrategias, indicadores y otras del plan
En este desplegable (acordeón), se registran los objetivos del plan junto con sus respectivas estrategias, indicadores y la proyección de productos.
(Tenga en cuenta que el registro de los objetivos es obligatorio para continuar con el siguiente paso en el registro de las actividades del plan).
3.1 Objetivos del plan
- Ingrese por la pestaña 1. Objetivos, estrategias, oportunidades de mejora e indicadores y seleccione el botón Nuevo.
En el recuadro, ingrese la información solicitada para registrar un nuevo objetivo estratégico. Tenga en cuenta que:
- El campo desplegable Año del objetivo mostrará los años disponibles según el rango definido por la fecha de inicio y fecha de finalización del Plan Estratégico.
- El campo desplegable Tipo de perspectiva o eje de trabajo o retos mostrará la información previamente configurada por cada institución.
haga clic en el botón Guardar.
Cuando estén creados los objetivos, estos serán visibles en la tabla principal, como se muestra en la siguiente imagen.
Una vez creados los objetivos, el siguiente paso es registrar las estrategias u oportunidades de mejora y los indicadores y asociados a cada uno.
3.1.1 Registro de las estrategias u oportunidades de mejora
Seleccione el menú Más acciones del objetivo a editar e ingrese por la opción Asociar estrategias u oportunidades de mejora para el alcance del objetivo.
Para realizar el registro, seleccione el botón Asocie la estrategia u oportunidad de mejora.
Al ingresar, se desplegará un recuadro con los campos de texto correspondientes. Complete la información solicitada y guarde los cambios.
Una vez registrados las estrategias, estas serán visibles en la tabla principal, como se muestra en la siguiente imagen.
3.1.2 Registro de indicadores
Seleccione el menú Más acciones del objetivo a editar e ingrese por la opción Asociar indicadores al objetivo.
Para realizar el registro, seleccione el botón Nuevo indicador.
Al ingresar, se desplegará un recuadro con los campos de texto correspondientes. Complete la información solicitada y guarde los cambios.
Una vez registrados los indicadores, estos serán visibles en la tabla principal como se muestra en la siguiente imagen.
4. Proyección de productos
Ingrese por la pestaña 2.Proyección de productos y seleccione el botón Nuevo.
Luego, ingrese la información solicitada en el recuadro y haga clic en Guardar.
Una vez registrada las proyecciones de productos, estos serán visibles en la tabla principal, como se muestra en la siguiente imagen.
5.Seguimiento al desarrollo del plan estratégico
En este desplegable (acordeón), se registran las actividades con sus respectivos soportes, se vinculan los productos y se realiza seguimiento a los indicadores.
5.1Registrar actividades o acciones del plan con soportes de respaldo.
Ingrese por la pestaña Actividades o acciones del plan y seleccione el botón Nuevo.
Al ingresar, se desplegará un recuadro con los campos de texto correspondientes. Complete la información solicitada y guarde los cambios.
Para el registro tenga en cuenta:
Una vez registradas los actividades, estas serán visibles en la tabla principal, como se muestra en la siguiente imagen.
5.2 Subir suportes de respaldo
Ingrese por el menú Más acciones de la actividad correspondiente y seleccione el menú Registrar avance de la actividad o acción del plan.
Al ingresar se desplegará un recuadro, haga clic en el botón Nuevo avance.
En el recuadro, ingrese la información solicitada y adjunte el documento de soporte haciendo clic en el botón Nuevo.
- Luego, guarde el registro por el botón Registrar avance.
Una vez registradas los avances, estos serán visibles en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen.
Finalmente, el estado de la actividad en la tabla principal cambiará de color, indicando que ha sido actualizada con documentación.
6. Seguimiento a productos proyectados
En este apartado, podrá vincular los productos desarrollados como resultado de la investigación, siempre que hayan sido previamente registrados en la proyección de productos del plan.
Ingrese por la pestaña Seguimiento a productos proyectados, este menú desplegará una tabla con el listado de los productos proyectados.
Ingrese por el menú Más acciones del producto a editar y seleccione la opción Seguimiento a productos proyectados, como se puede ver en la siguiente imagen.
Al ingresar, se desplegará una tabla donde podrá asociar un producto existente ya registrado en la plataforma o crear un nuevo producto si aún no existe.
6.1Crear nuevo producto resultado
Ingrese por el botón Crear nuevo producto resultado
- Use esta opción solo si el producto es nuevo y aún no está registrado en la plataforma.
En el nuevo recuadro, ingrese la información solicitada sobre el producto y guarde el registro.
Cuando haya guardado el registro, este será visible en la tabla como se muestra en la siguiente imagen.
EL menú Mas acciones permite saber el estado de aval o de rechazo del producto.
6.2Asociar un producto existente
Ingrese por el botón Asociar producto existente.
- Use esta opción solo si el producto está registrado en la plataforma.
Esta opción abrirá un recuadro donde deberá seleccionar el producto utilizando el campo desplegable Seleccione el producto resultante de la proyección.
Una vez seleccionado el producto, los demás campos se completarán automáticamente con la información correspondiente del producto.
- Recuerde hacer clic en Guardar para confirmar los cambios.
Una vez guarde el registro, este será visible en la tabla como se muestra en la siguiente imagen.
7. Seguimiento de indicadores
Ingrese a la pestaña Seguimiento de indicadores donde se desplegará una tabla con el nombre de los objetivos previamente creados.
Despliegue el menú Mas acciones del objetivo correspondiente y seleccione la opción Reportar seguimientos al indicador.
Al ingresar, el sistema habilitará una tabla. Para registrar un nuevo avance, haga clic en el botón Nuevo avance.
Ingrese la información solicitada y, antes de guardar el registro, cargue el soporte documental haciendo clic en el botón Nuevo.
Una vez guarde el registro, este será visible en la tabla como se muestra en la siguiente imagen.